JOB DESCRIPTION KEPANITIAAN MUBES UKDM

JOB DESCRIPTION

KEPANITIAAN MUSYAWARAH BESAR XX LDK UKDM UPI

a         Panitia pengarah (SC)

1.       Memberikan arahan kerja panitia

2.       Mengawasi dan mengarahkan pelaksanaan kegiatan

3.       Memberikan masukan kepada panitia baik diminta ataupun tidak

4.       Memutuskan permasalahan krusial bersama ketua pelaksana

b        Ketua pelaksana

1.       Mengatur dan memantau/menngontrol kinerja panitia musyawarah kerja

2.       Bertanggung jawab terhadap persiapan dan keberlangsungan kegiatan musyawarah besar

3.       Memimpin untuk mengagendakan syuro rutin serta memimpin kegiatan syuro tersebut

4.       Bersedia memotivasi/mengingatkan dan membantu kinerja yang dilakukan panitia MUBES

5.       Berkoordinasi dengan panitia pengarah (SC)

6.       Mengambil keputusan atas segala permasalahan panitia

c         Sekretaris dan divisi kesekretariatan

1.       Sekretaris membantu / menggantikan ketua pelaksana jika sedang berhalangan

2.       Menyusun / membuat proposal kegiatan musyawarah besar

3.       Membuat persuratan yang di butuhkan untuk keberlangsungan MUBES (surat izin kegiatan,surat permohonan dana, surat undangan)

4.       Menyediakan segala kebutuhan kesekretariatan (stempel,data peserta, notulensi,plakat,dll)

5.       Meminta laporan pertanggungjawaban (LPJ)kegiatan MUBES

d        Divisi Bendahara

1.       Menngatur/mengelola keuangan untuk kegiatan MUBES

2.       Mencatat dan mengatur setiap aktivitas keuangan baik pemasukan maupun pengeluaran

3.       Meminta laporan keuangan dari setiap divisi

4.       Membuat laporan keuangan kegiatan MUBES dan menyerahkannya pada divisi kesekretariatan

5.       Mewakili ketua pelaksana dan sekretaris apabila berhalangan hadir

e        Divisi Acara

1.       Membuat konsep acara secara jelas dan konkret sesuai dengan arahan SC

2.       Menyusun rundown acara MUBES

3.       Membuat peraturan2 kegiatan

4.       Menyiapkan petugas acara (MC,tilawah,doa,dll)bertanggungjawab atas keterlaksanaan acara

5.       Membuat LPJ acara dan menyerahkannya ke divisi kesekretariatan

6.       Berkoordinasi dengan divisi logistic untuk menentukan perlengkapan yang dibutuhkan

f          Divisi HUMAS

1.       Menyebarkan surat  ke pihak pihak terkait

2.       Menghubungi dan mengawal tamu undangan (pemateri,pengisi sambutan  dll)

g         Divisi logistic

1.       Berkoordinasi dengan divisi acara untuk menentukan perlengkapan yang dibuutuhkan

2.       Bertanggungjawab atas kebutuhan perlengkapan kegiatan

3.       Menyiapkan tempat kegiatan

h        Divisi PDD

1.       Meminta list acara secara umum kepada divisi acara

2.       Membuat perangkat publikasi (pamphlet,spanduk dll)

3.       Mengkoordinir untuk mempublikasikan acara

i           Divisi konsumsi

1.       Bertanggung jawab atas konsumsi panitia,peserta,pemateri,moderator, dan tamu undangan

j          Divisi dana dan usaha

 1.   melakukan usaha mandiri untuk mendukung kelancaran MUBES

2.       Menghubungi sponsor sampai dapat

3.       Bertanggung jawab atas segala yang berhubungan dengan sponsorship dan donatur